Після набрання чинності Законом України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо захисту права власності” (№ 159-IX від 03.10.2019 р.), яким було, серед іншого, внесено зміни до Закону України “Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань” (№ 755-IV від 15.05.2003 р.), часто доводиться відповідати на запитання щодо труднощів у державній реєстрації ОСББ з огляду на вимоги закону щодо нотаріального посвідчення підписів на документах, а також щодо довіреності "представника".

Спробую дати узагальнену відповідь на всі запитання в цьому блозі.

Розглянемо і питання реєстрації нового ОСББ, і питання реєстрації змін до статутних документів.

Протоколи установчих / загальних зборів

Вимоги до оформлення документів, що подаються на державну реєстрацію, встановлює ст. 15 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань".

Нею передбачено, що нотаріально посвідчуються підписи на рішенні про внесення змін до відомостей про юридичну особу (п.6 ч.1 ст.15). Для рішення про створення юридичної особи такої вимоги не встановлено. Отже, підписи на протоколах треба посвідчувати лише тоді, коли йдеться про протокол загальних зборів, а не установчих. Для того, щоб не виникало питань про посвідчення багатьох підписів, доцільно:

1) Останнім питанням порядку денного уповноважити, наприклад, голову зборів скласти та підписати протокол,

2) Листки голосування і письмового опитування НЕ прикладати як додатки до протоколу. Така практика мала місце, доки не створювала проблем, але в дійсності закон про ОСББ цього не вимагає (ця вимога стосується лише зборів співвласників за законом "Про особливості здійснення права власності у багатоквартирному будинку", а не загальних зборів ОСББ).

Статути

Пункт 9 ч.1 ст.15 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб..." вимагає нотаріального посвідчення підписів лише в разі реєстрації змін до установчих документів. При первинній реєстрації ОСББ такої вимоги немає. А в разі реєстрації змін, щоб мінімізувати витрати, раджу робити так само, як і з протоколами: уповноважувати на підписання одну особу (голову зборів) .

Нотаріальні довіреності

Деякі реєстратори вимагають при створенні ОСББ подавати нотаріально посвідчену довіреність "представника".

Але згідно з усталеною практикою, на установчих зборах об'єднання співвласників багатоквартирного будинку окремим рішенням таких зборів співвласники уповноважують ту чи іншу особу вчинити необхідні дії щодо державної реєстрації новоствореної юридичної особи-ОСББ, в тому числі подати документи для державної реєстрації створення юридичної особи.

Ось що передбачає ч.2 ст.14 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб...":

"2. Якщо документи подаються у паперовій формі, заявник пред’являє паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу, передбачений Законом України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус".

(...)

У разі подання документів представником додатково подається примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) документа, що засвідчує його повноваження (крім випадку, якщо відомості про повноваження цього представника містяться в Єдиному державному реєстрі).

Для цілей проведення реєстраційних дій документом, що засвідчує повноваження представника, є документ, що підтверджує повноваження законного представника особи, або нотаріально посвідчена довіреність."

Тобто, довіреність повинен подавати тільки представник. А іншій категорії заявника - достатньо пред’явити паспорт або інший документ, що посвідчує особу. У той же час, уповноважена співвласниками особа під час реєстрації створення юридичної особи, будучи заявником, не є представником, відповідно до визначень того ж Закону.

Так, п.8 ч.1 ст.1 того ж Закону визначає:

"8) заявник:

засновник (засновники) або уповноважена ними особа - у разі подання документів для державної реєстрації створення юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи;

(...)

уповноважений представник юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, - у разі подання документів для проведення інших реєстраційних дій щодо юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи"

Тобто, той же, наприклад, голова зборів, якого протокольним рішенням установчі збори уповноважили підписати протокол, статут і подати документи для державної реєстрації створення ОСББ, діє в статусі заявника-уповноваженої особи, а не представника, і тому його повноваження не повинні підтверджуватися нотаріально посвідченою довіреністю.

Підсумок:

1) При “первинному” створенні ОСББ нотаріальне посвідчення підписів ні на протоколі ні на статуті не вимагається взагалі. Нотаріальна довіреність уповноваженій особі не потрібна.

2) При внесенні змін нотаріальне посвідчення підписів на протоколі і статуті потрібне, але можна обмежитися одним підписом особи, яку на це уповноважать збори. Нотаріально посвідчена довіреність не потрібна, якщо документи подаватиме особа, яка вже внесена до ЄДР як керівник/підписант від цього ОСББ. В інших випадках довіреність знадобиться.