За два роки функціонування ОСББ «Жасминова-5б» у Львові співвласники багатоквартирного будинку вклали у його благоустрій та розвиток 500 тисяч гривень*. І це додатково до поточних житлово-комунальних робіт. Наразі будинок і прибудинкова територія гарно виглядають, мають високий рівень безпеки та комфорту для жителів. А все тому, що мешканці спільно приймали рішення щодо благоустрою, озеленення, ремонту, внесків тощо. Усе робили швидко і злагоджено.

Як вдалось за короткий проміжок часу завоювати довіру власників квартир, налагодити з ними комунікацію та ефективно управляти спільним майном?

Власним досвідом поділився голова правління ОСББ «Жасминова-5б» (Львів) Ігор Крук.

«Наш будинок здали в експлуатацію у 2015 році. Спочатку була управляюча компанія від забудовника, але її робота нас не влаштовувала, тому створили ОСББ. У будівлі 230 квартир, у більшості з яких живуть молоді сім'ї, яким треба затишок і зручність. Вони підтримують мої ініціативи та нововедення, довіряють правлінню нашого ОСББ. Намагаємося у нашому ОСББ запроваджувати всі найсучасніші методи правління. Зокрема, щоб усім співвласникам було зручно і рішення приймалися швидко, проводимо онлайн опитування з використанням кваліфікованого електронного підпису», - розповідає Ігор Крук.

Про цифровізацію діяльності ОСББ Ігор, айтішник за фахом, подумав одразу. Створив сайт для мешканців будинку, започаткував групу у Фейбуці. Під час жорсткого карантину організовували Zoom-конференції для співвласників будинку та відеотрансляції в Фейсбуці.

«У нас діє електронна система обліку витрат по будинку. Кожен користувач має свій кабінет і може без сторонньої допомоги подивитися видатки об'єднання за будь-який місяць. Система також показує, хто платить чи не платить, щоб люди бачили загальну картину: скільки зібрали коштів і на що ми їх витратили. У нашій групі в Фейбуці активно обговорюємо різні ідеї, пропозиції, зауваження, збираємо відгуки», - ділиться голова правління ОСББ «Жасминова-5б».

Онлайн взаємодія зі співвласниками багатоквартирного будинку виявилася зручнішою, швидшою і дешевшою. А перейти на підписання листка опитування за допомогою КЕП, і замінити паперову форму голосування електронним варіантом, спонукали одразу три причини. По-перше, ситуація з поширенням Covid-19 та карантинні обмеження. Онлайн однозначно безпечніше. По-друге, певна кількість співвласників або здають квартири, або проживають в інших областях чи за кордоном. Їм не зручно спеціально приїздити, щоб власноруч підписати листок опитування. По-третє, часові рамки, якими ОСББ обмежені згідно законодавства та статуту. Письмове опитування потрібно провести впродовж двох тижнів. І не завжди власники квартир, що проживають в інших містах чи закордоном, встигають приїхати за такий короткий проміжок часу. Дехто приїжджає раз на місяць і приїзд не попадає в ці дати.

Найкращим рішенням ситуації для ОСББ «Жасминова-5б» виявилося проведення електронного опитування та голосування в онлайн-сервісі.

«На одному з форумів, присвячених ОСББ, я натрапив на статтю про «Арт-Офіс» - зручний сервіс обміну електронними документами із можливістю засвідчувати їх КЕП. Переконався, що ця система працює, що це законно.

Все, що ми робимо в ОСББ, завжди робимо в рамках закону і я сам проповідую, щоб були сплачені податки, підписані накладні і всі документи, які потрібні при оформленні робіт, закупівлі тощо. Отож подивився на сайт, спробував підписати документ, обговорив зі службою техпідтримки можливість підключення нашого ОСББ. Разом ми внесли правки в шаблони документів, так, щоб все підходило саме нам. Упродовж двох тижнів знайшли готові рішення. З фахівцями сервісу розробили детальну інструкцію користувача як взяти участь в опитуванні і проголосувати онлайн всім, хто бажає і живе в нашому будинку. Всі охочі зареєструвалися. Я консультував мешканців, разом вирішили проблеми, які виникали під час реєєстрації та входу в особистий кабінет. Люди старшого віку теж приєдналися до цього ноу-хау.  Всі задоволені.

Дебют нашого ОСББ з підписанням електронного документу, а саме листка опитування за допомогою КЕП минув вдало. Буду ініцюювати, щоб якомога більше людей голосували онлайн. Таким чином, час на прийняття рішення значно скоротиться. В ідеалі, ми зможемо провести голосування по всьому будинку за один день», - каже Ігор Крук.

Серед переваг такої форми взаємодії мешканці будинку по вулиці Жасминова, 5б у Львові  назвали зручність, швидкість та надійність.

«Користуватися сервісом обміну електронними документами у діяльності ОСББ - це надійно. В електронному документі - листку опитування - чітко ставиться дата підпису (КЕП), ідентифікується особа, яка підписує, це є юридично правильно. У нас немає жодних проблем з перевіркою. Це також швидше та дешевше: не треба ходити в кожну квартиру, мешканці можуть підписати документ незалежно від місця фізичного знаходження, не витрачаються кошти на послуги пошти», - переконує Ігор Крук.

Голова правління ОСББ «Жасминова-5б» вважає, що тенденція підписання листка опитування ОСББ із застосуванням КЕП зростатиме, адже це економить кошти, час та нерви.

*Довідково: За 2 роки в ОСББ «Жасминова-5б» встановили по периметру будинка камери відеоспостереження, відремонтували ліфти, доставили щитки, поставили 200 датчиків руху на всіх поверхах, поміняли всі лампочки на енергозберігаючі (на 20% скоротилися витрати на електроенергію), зробили гідроізоляцію та нову стяжку у підвалі, поставили насоси. Висадили біля будинку 115 туй і до більшої їх частини провели крапельний полив з автоматичним пуском. Поставили магнітні замки на новий сміттєвий павільйон, пофарбували дитячі майданчики та двері біля під'їздів, поручні, зробили розмітку довкола будинку для машин. А головне, на 8% знизили розмір внеску для співвласників.

Підписання листка опитування електронним підписом - легітимно та зручно: що каже закон

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів в Україні регулюються Цивільним Кодексом України, Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року № 851-IV (далі - Закон), Законом України «Про електронну комерцію» від 03 вересня 2015 року № 675-VIII, Законом України «Про електронний цифровий підпис» від 22 травня 2003 року № 852-IV. Відповідно до частини 1 статті 5 Закону електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Частиною 1 статті 6 Закону встановлено, що накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Відповідно, одним з найважливіших реквізитів електронного документа, після чого він отримує статус документа, є накладений на нього електронний підпис. Частина 1 статті 8 Закону чітко визначає статус та юридичну силу електронного документа. Так, юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму. У частині 1 статті 5 Закону України «Про електронну комерцію», який набув чинності 30 вересня 2015 року, закріплено принцип однаковості юридичної сили електронних правочинів та правочинів, укладених в іншій формі, передбаченій законодавством, а згідно з частиною 3 згаданої статті правочин не може бути визнано недійсним у зв’язку з його вчиненням в електронній формі, якщо інше не передбачено законом.

Тож електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий. Цифровізація ухвалення рішень та проведення опитувань, застосування електронних підписів на листках опитування значно полегшать діяльність ОСББ і спростять процес прийняття колективних рішень.

Листок письмового опитування співвласника, який не взяв участі в голосуванні на загальних зборах ОСББ, - це такий же документ, який так само може бути складений в електронній формі. І так само, без будь-яких додаткових дозволів і погоджень вже зараз може підписуватися електронним підписом. Це - можливість, яку дає чинне законодавство вже зараз!

Питання електронних підписів стало особливо актуальним з огляду на карантинні обмеження. Саме тому, в контексті прийняття рішень в умовах карантину, про можливість використання електронного підпису для підписання листків письмового опитування свого часу вже писав Фонд енергоефективності (див. https://proosbb.info/node/543). А презентацію з відповідними порадами також розміщував сайт ПроОСББ (https://proosbb.info/node/565).

Організувати підписання листків опитування співвласниками за допомогою КЕП не так складно, як може здатися. Насамперед, співвласнику для цього потрібен електронний цифровий підпис. Деякі банки надають їх своїм клієнтам безкоштовно. Також безкоштовно його можна отримати в податковій. А накласти КЕП на електронний документ можна за допомогою різноманітних онлайн-сервісів - як приватних, так і Міністерства юстиції України.

Електронний документ, підписаний за допомогою КЕП/ЕЦП, можна зберегти на диску комп’ютера у вигляді zip-архіву, який міститиме власне документ та файли ключів підписів у форматі .p7s, які були накладені на документ. У такому форматі електронний документ можна перевірити на легітимність за допомогою державних онлайн-сервісів перевірки КЕП/ЕЦП на сайті ЦЗО (https://czo.gov.ua/verify) та у сервісі «ДІЯ» (https://sign.diia.gov.ua/verify).  

Надалі правлінню слід лише забезпечити зберігання таких електронних документів на цифровому носії (CD-диску) разом з паперовими листками опитування, підписаними рештою співвласників. При потребі підписаний електронним підписом документ можна роздрукувати - це вважатиметься паперовою копією електронного документа.